Drukarka, kserokopiarka, urządzenie wielofunkcyjne, niszczarka dokumentów, skaner, projektor. To sprzęt, bez którego trudno wyobrazić sobie codzienne funkcjonowanie biura. Problem w tym, że profesjonalne urządzenia biurowe potrafią kosztować naprawdę sporo, a ich zakup za gotówkę obciąża firmowy budżet w jednym momencie. Dlatego coraz więcej przedsiębiorców, z którymi rozmawiam, pyta mnie o leasing drukarek i urządzeń biurowych jako alternatywę dla jednorazowego wydatku. Szczegóły oferty i kalkulator znajdziesz na stronie leasing drukarek i urządzeń biurowych.
Przez ponad 20 lat pracy w branży finansowej obsłużyłam ponad 4800 umów leasingowych na łączną kwotę blisko 960 milionów złotych. W tym czasie pomagałam firmom finansować naprawdę różnorodny sprzęt, od wielkoformatowych ploterów produkcyjnych, przez profesjonalne systemy druku cyfrowego, po kompletne wyposażenie biura. Na podstawie tego doświadczenia przygotowałam ten przewodnik, który odpowiada na najczęstsze pytania o leasing drukarek, leasing kserokopiarek i leasing urządzeń biurowych.
Bez zbędnego żargonu finansowego. Za to z konkretnymi informacjami, które pomogą Ci podjąć dobrą decyzję.
Czym jest leasing drukarek i urządzeń biurowych?
Zacznijmy od podstaw, bo wiem z doświadczenia, że wiele osób myli leasing z wynajmem albo z kredytem. Leasing to forma finansowania, w której firma leasingowa (finansujący) kupuje wybrany przez Ciebie sprzęt od dostawcy, a następnie udostępnia Ci go do użytkowania na określony czas. Ty płacisz za to regularne, miesięczne raty. Po zakończeniu umowy, w zależności od jej rodzaju, możesz wykupić sprzęt na własność albo go zwrócić.
W praktyce wygląda to tak. Potrzebujesz, powiedzmy, trzech profesjonalnych urządzeń wielofunkcyjnych do nowego biura. Zamiast wydawać kilkadziesiąt tysięcy złotych jednorazowo, składasz wniosek leasingowy. Po pozytywnej decyzji firma leasingowa kupuje te urządzenia od wybranego przez Ciebie dostawcy i przekazuje je Tobie. Ty korzystasz ze sprzętu i co miesiąc płacisz ratę leasingową, która jest kosztem uzyskania przychodu Twojej firmy.
Kiedy przedsiębiorcy pytają mnie o leasing drukarek, często są zaskoczeni, jak prosty jest cały proces. W mojej praktyce obsługuję go całkowicie online. Nie musisz nigdzie przyjeżdżać, nie musisz kompletować sterty papierowych dokumentów. Wniosek składasz elektronicznie, dokumenty podpisujemy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a decyzję o finansowaniu dostajesz zazwyczaj w ciągu 48 godzin.
Jest jeszcze jedna rzecz, którą uważam za bardzo ważną. Nie jestem pośrednikiem ani brokerem leasingowym. Jestem bezpośrednią przedstawicielką instytucji leasingowej. To oznacza, że nie doliczam żadnej prowizji. Prowizja wynosi 0%. Płacisz dokładnie tyle, ile wynika z kalkulacji, bez ukrytych marż czy dodatkowych opłat za moją pracę.
Jakie urządzenia biurowe możesz sfinansować leasingiem?
Lista urządzeń biurowych, które możesz wziąć w leasing, jest szersza, niż większość osób zakłada. Nie ogranicza się wyłącznie do drukarek. Oto przegląd kategorii, które finansuję najczęściej.
Drukarki laserowe i atramentowe
To najbardziej podstawowa kategoria, ale też najczęściej wnioskowana. Drukarki laserowe monochromatyczne sprawdzają się w firmach, które drukują przede wszystkim dokumenty tekstowe. Drukarki laserowe kolorowe to wybór firm, które potrzebują drukować materiały marketingowe, prezentacje czy raporty z grafikami. Drukarki atramentowe nowej generacji coraz częściej pojawiają się w biurach, bo współczesne modele oferują niski koszt wydruku i wysoką wydajność.
W leasingu finansuję zarówno małe drukarki biurkowe za kilka tysięcy złotych, jak i profesjonalne urządzenia produkcyjne, których wartość sięga kilkudziesięciu czy nawet kilkuset tysięcy złotych.
Kserokopiarki i urządzenia wielofunkcyjne (MFP)
Leasing kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych to jedna z najczęstszych kategorii wniosków, które obsługuję. Urządzenie wielofunkcyjne (MFP, z ang. Multifunction Printer) łączy w sobie funkcję drukarki, kopiarki, skanera, a często także faksu. To rozwiązanie, które oszczędza miejsce w biurze i upraszcza zarządzanie sprzętem.
Nowoczesne MFP to już nie są proste kopiarki. To zaawansowane urządzenia z ekranami dotykowymi, funkcjami sieciowymi, skanowaniem do chmury, automatycznym dwustronnym drukiem i podajnikami na setki arkuszy. Ich ceny potrafią być naprawdę wysokie, co sprawia, że leasing jest szczególnie atrakcyjnym sposobem ich finansowania.
Skanery dokumentów
Firmy, które digitalizują dokumentację, archiwizują faktury albo przetwarzają duże wolumeny korespondencji, potrzebują profesjonalnych skanerów. Skanery dokumentowe z automatycznym podajnikiem, skanery wielkoformatowe do dokumentacji technicznej, skanery przenośne dla pracowników terenowych i skanery sieciowe do centralnego obiegu dokumentów to urządzenia, które doskonale nadają się do finansowania leasingiem.
Niszczarki dokumentów
W dobie RODO niszczarki dokumentów przestały być luksusem, a stały się koniecznością. Profesjonalne niszczarki biurowe o wysokim stopniu bezpieczeństwa, niszczarki przemysłowe do dużych wolumenów czy niszczarki do nośników danych (płyt CD, kart) to wydatek, który łatwo rozłożyć na raty leasingowe.
Projektory i ekrany prezentacyjne
Salę konferencyjną trzeba w coś wyposażyć. Projektory multimedialne, ekrany interaktywne, monitory wielkoformatowe do sal spotkań i tablice interaktywne to sprzęt, który często kosztuje tyle, że jednorazowy zakup nie mieści się w bieżącym budżecie firmy.
Plotery i drukarki wielkoformatowe
To kategoria szczególnie popularna wśród biur architektonicznych, firm projektowych, agencji reklamowych i drukarni. Plotery do druku wielkoformatowego, plotery tnące, drukarki wielkoformatowe do materiałów POS czy systemy do druku na różnych nośnikach (folia, baner, tkanina) to urządzenia, których wartość często przekracza sto tysięcy złotych. Leasing pozwala korzystać z nich od pierwszego dnia bez angażowania tak dużego kapitału.
Urządzenia do obróbki dokumentów
W tej kategorii znajdziesz laminatory profesjonalne, bindownice, gilotyny do papieru, falcerki, urządzenia do oprawy dokumentów czy systemy kopertujące. Pojedynczo te urządzenia nie kosztują fortuny, ale gdy kompletujesz całe stanowisko do obróbki dokumentów, kwota potrafi zaskoczyć.
Systemy etyketowania i druku kodów
Drukarki etykiet, drukarki kodów kreskowych, systemy druku termicznego, a także drukarki do kart identyfikacyjnych to urządzenia biurowe, które w wielu branżach (logistyka, handel, produkcja, ochrona zdrowia) są absolutnie niezbędne.
Popularne marki drukarek i urządzeń w leasingu
Przez 20 lat pracy z przedsiębiorcami widzę wyraźne trendy w tym, jakie marki i modele urządzeń biurowych najchętniej trafiają do leasingu. Oto przegląd, który może Ci pomóc w wyborze.
Konica Minolta
To marka, która pojawia się w moich wnioskach leasingowych niezwykle często. Urządzenia wielofunkcyjne Konica Minolta z serii bizhub cieszą się ogromną popularnością w segmencie biurowym i produkcyjnym. Cenione za niezawodność, niski koszt eksploatacji i rozbudowane możliwości sieciowe. Seria bizhub C250i, C300i czy C450i to klasyczne wybory dla średnich biur.
Xerox
Xerox to synonim kopiowania, a marka, której nazwa stała się potocznym określeniem czynności, musi robić coś dobrze. Urządzenia z linii VersaLink i AltaLink to solidne rozwiązania biurowe, a modele z serii PrimeLink i iGen to sprzęt dla profesjonalnych drukarni i centrów wydruku.
HP (Hewlett Packard)
HP dominuje w segmencie drukarek biurkowych i małych drukarek biurowych. Seria LaserJet Enterprise i Color LaserJet to popularne wybory, ale HP oferuje też zaawansowane urządzenia z linii PageWide, które wyróżniają się bardzo niskim kosztem wydruku i wysoką prędkością.
Canon
Canon to kolejny gigant, którego urządzenia wielofunkcyjne z serii imageRUNNER ADVANCE regularnie pojawiają się w wnioskach leasingowych. Firma oferuje pełne spektrum, od małych drukarek biurowych, przez MFP klasy średniej, po profesjonalne systemy produkcyjne z linii imagePRESS.
Epson
Epson w ostatnich latach zdobył ogromną popularność dzięki technologii EcoTank (druk bez kartridży, z dużymi zbiornikami na atrament) oraz serii WorkForce Pro. To wybór firm, które szukają niskiego kosztu wydruku i dużej wydajności, a jednocześnie cenią sobie ekologiczne podejście.
Brother
Brother to marka, która często wygrywa w zestawieniach opłacalności. Drukarki i urządzenia wielofunkcyjne Brother z serii HL i MFC to solidne, niezawodne sprzęty, cenione szczególnie przez małe i średnie firmy. Oferują dobry stosunek jakości do ceny i niskie koszty eksploatacji.
Ricoh
Ricoh to dostawca profesjonalnych rozwiązań drukowych, którego urządzenia z linii IM i MP cieszą się uznaniem w środowiskach korporacyjnych. Firma stawia na integrację z systemami zarządzania dokumentami, co doceniają firmy z rozbudowanym obiegiem dokumentów.
Warto podkreślić, że nie narzucam żadnej marki ani modelu. To Ty wybierasz sprzęt i dostawcę, a ja zajmuję się stroną finansową. Mogę natomiast doradzić na podstawie doświadczenia, jakie urządzenia sprawdzają się najlepiej w firmach o podobnym profilu do Twojej.
Leasing operacyjny czy finansowy? Który wybrać dla drukarek?
To pytanie, które pojawia się w niemal każdej rozmowie o leasingu urządzeń biurowych. Różnica między leasingiem operacyjnym a finansowym jest istotna, bo wpływa na rozliczenia podatkowe i na to, co stanie się ze sprzętem po zakończeniu umowy.
Leasing operacyjny
W leasingu operacyjnym właścicielem sprzętu przez cały czas trwania umowy pozostaje firma leasingowa. Ty jesteś użytkownikiem. Raty leasingowe w całości stanowią koszt uzyskania przychodu Twojej firmy. Dodatkowo, możesz odliczyć 100% VAT od rat leasingowych (jeśli sprzęt jest wykorzystywany wyłącznie do celów firmowych).
Po zakończeniu umowy możesz wykupić sprzęt za tzw. wartość rezydualną (końcową), która jest ustalana na początku umowy. W przypadku drukarek i urządzeń biurowych ta wartość jest zazwyczaj symboliczna.
To najpopularniejszy wybór wśród moich klientów, szczególnie w przypadku sprzętu biurowego, który szybko traci na wartości.
Leasing finansowy
W leasingu finansowym od pierwszego dnia jesteś traktowany/traktowana jako właściciel(ka) sprzętu w sensie podatkowym. Urządzenie wchodzi do Twoich środków trwałych i to Ty je amortyzujesz. Kosztem uzyskania przychodu jest tylko część odsetkowa raty (nie cała rata jak w leasingu operacyjnym). Natomiast zyskujesz prawo do odpisów amortyzacyjnych.
Po zakończeniu umowy sprzęt automatycznie przechodzi na Twoją własność, bez konieczności dodatkowego wykupu.
Co wybieram dla klientów w praktyce?
W przypadku leasingu drukarek i urządzeń biurowych zdecydowana większość moich klientów wybiera leasing operacyjny. Powodów jest kilka. Raty w całości są kosztem. VAT podlega pełnemu odliczeniu. Sprzęt biurowy szybko się starzeje, więc elastyczność leasingu operacyjnego (możliwość oddania i wzięcia nowego) jest ceniona. A rozliczenia podatkowe są prostsze.
Ale to nie jest reguła absolutna. Jeśli prowadzisz np. drukarnię i kupujesz profesjonalny system druku cyfrowy o wartości kilkuset tysięcy złotych, który planujesz użytkować przez wiele lat, leasing finansowy może okazać się korzystniejszy. Każdą sytuację analizuję indywidualnie i pomagam dobrać najlepsze rozwiązanie.
Dlaczego leasing drukarek to lepszy wybór niż zakup za gotówkę?
Mogłabym powiedzieć po prostu: „bo tak jest taniej”. Ale to byłoby uproszczenie. Prawda jest taka, że leasing nie zawsze jest absolutnie najtańszą opcją, jeśli patrzysz wyłącznie na sumę zapłaconych pieniędzy. Jest za to zdecydowanie najrozsądniejszą opcją, jeśli patrzysz na całokształt sytuacji finansowej firmy. Oto dlaczego.
Ochrona kapitału obrotowego
Profesjonalne urządzenie wielofunkcyjne dla biura to wydatek rzędu 15 000 do 50 000 złotych. Ploter wielkoformatowy to nawet 100 000 złotych i więcej. System druku produkcyjnego potrafi kosztować kilkaset tysięcy złotych. Wydanie takiej kwoty jednorazowo oznacza, że te pieniądze nie mogą pracować gdzie indziej. Nie zainwestujesz ich w marketing, w rozwój produktu, w zatrudnienie nowego pracownika. Leasing pozwala rozłożyć ten wydatek na comiesięczne, przewidywalne raty, zachowując kapitał na bieżącą działalność i rozwój.
Korzyści podatkowe
Raty leasingowe w leasingu operacyjnym to w całości koszt uzyskania przychodu. Dodatkowo odliczasz VAT od rat. W efekcie realny koszt leasingu jest niższy niż kwota, którą widzisz na fakturze, bo część wraca do Ciebie w postaci niższego podatku dochodowego i odzyskanego VAT.
Przewidywalność kosztów
Rata leasingowa jest stała przez cały okres umowy. Wiesz dokładnie, ile co miesiąc zapłacisz za urządzenia biurowe. To ogromnie ułatwia planowanie budżetu i zarządzanie przepływami pieniężnymi. Przy zakupie za gotówkę masz jeden duży wydatek, który może zachwiać płynnością, szczególnie w mniejszych firmach.
Dostęp do nowszej technologii
Drukarki i urządzenia biurowe rozwijają się szybciej, niż mogłoby się wydawać. Nowe modele oferują niższy koszt wydruku, lepszą jakość, większą prędkość, integrację z chmurą, zaawansowane funkcje bezpieczeństwa. Kiedy leasingujesz sprzęt, po zakończeniu umowy (a umowa na urządzenia biurowe trwa maksymalnie 36 miesięcy) możesz po prostu wziąć w leasing nowszy model. Przy zakupie za gotówkę jesteś przywiązany/przywiązana do sprzętu, który kupiłeś/kupiłaś.
Brak ryzyka awarii kosztownego sprzętu
Większość umów leasingowych można uzupełnić o ubezpieczenie sprzętu. Jeśli drukarka ulegnie poważnej awarii, zalaniu czy kradzieży, nie zostajesz z problemem sam/sama. Ubezpieczenie pokrywa koszty naprawy lub wymiany. Przy zakupie za gotówkę ponosisz pełne ryzyko.
Prostota procesu
Wniosek o leasing jest znacznie prostszy niż wniosek kredytowy. U mnie składasz go online, decyzję dostajesz w ciągu 48 godzin, a dokumenty podpisujemy kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nie potrzebujesz zastawu, poręczycieli ani skomplikowanej dokumentacji finansowej (przy mniejszych kwotach).
Maksymalny okres leasingu urządzeń biurowych: 36 miesięcy
To informacja, która często zaskakuje przedsiębiorców: leasing drukarek i urządzeń biurowych (podobnie jak całego sprzętu IT) może trwać maksymalnie 36 miesięcy. To ograniczenie wynikające z polityki instytucji leasingowych wobec sprzętu technologicznego.
Dlaczego akurat 36 miesięcy? Powód jest prosty. Sprzęt IT i urządzenia biurowe szybko tracą na wartości. Drukarka, która dziś kosztuje 30 000 złotych, za 5 lat będzie warta ułamek tej kwoty. Dłuższy leasing oznaczałby, że w pewnym momencie wartość rat przewyższyłaby wartość sprzętu, co nie miałoby ekonomicznego sensu.
Z praktycznego punktu widzenia 36 miesięcy to okres, który bardzo dobrze pasuje do cyklu życia urządzeń biurowych. Po trzech latach intensywnego użytkowania drukarki czy kserokopiarki:
Podzespoły zaczynają się zużywać (bębny, rolki, podajniki). Pojawiają się nowsze modele z lepszymi parametrami i niższym kosztem eksploatacji. Gwarancja producenta zazwyczaj wygasa lub zbliża się do końca. Potrzeby firmy mogą się zmienić (więcej pracowników, inne wymagania).
Leasing na 36 miesięcy daje Ci komfort użytkowania sprzętu w jego najlepszym okresie. Po zakończeniu umowy możesz albo wykupić urządzenie (jeśli nadal spełnia Twoje potrzeby), albo wziąć w leasing nowszy model.
Najczęściej spotykane okresy leasingu urządzeń biurowych to 24 miesiące (wyższe raty, ale krótsze zobowiązanie) i 36 miesięcy (niższe raty, maksymalny dostępny okres). Oczywiście pomagam dobrać okres umowy do Twojej sytuacji i preferencji.
Wpłata własna od 0% i warunki finansowania
Jednym z najczęściej zadawanych pytań jest: „Ile muszę wpłacić na start?”. Odpowiedź brzmi: wpłata własna zaczyna się od 0%. To oznacza, że możesz wziąć w leasing drukarkę czy urządzenie wielofunkcyjne bez angażowania jakiegokolwiek kapitału własnego.
Oczywiście, wpłata własna wpływa na wysokość miesięcznej raty. Im większą wpłatę wniesiesz na początku, tym niższe będą Twoje comiesięczne zobowiązania. W praktyce widzę trzy główne scenariusze.
Wpłata 0% sprawdza się, gdy chcesz zachować maksymalną płynność finansową. Nie musisz angażować żadnych własnych środków, a cały koszt sprzętu rozkłada się na raty. To popularne rozwiązanie wśród firm, które dopiero startują albo inwestują równolegle w inne obszary.
Wpłata 10 do 20% to najczęstszy wybór. Obniża raty do komfortowego poziomu, a jednocześnie nie wymaga dużego jednorazowego wydatku. Wiele firm traktuje tę wpłatę jako naturalną „kotwicę” finansowania.
Wpłata 30% i więcej pojawia się, gdy firma ma wolne środki i chce maksymalnie obniżyć raty miesięczne albo gdy kalkulacja leasingowa jest korzystniejsza przy wyższym wkładzie.
Co ważne, wysokość wpłaty własnej nie jest sztywna. Ustalamy ją wspólnie, dopasowując do Twojej sytuacji finansowej i preferencji. Każda kalkulacja jest przygotowywana indywidualnie.
Warto też wiedzieć, że warunki finansowania zależą od kilku czynników: wartości sprzętu, okresu leasingu, Twojej historii jako leasingobiorcy, formy prawnej firmy i jej kondycji finansowej. W przypadku nowych firm (bez historii leasingowej) proces oceny może wyglądać nieco inaczej, ale to absolutnie nie wyklucza możliwości uzyskania finansowania.
Korzyści podatkowe leasingu urządzeń biurowych
Korzyści podatkowe to jeden z najważniejszych argumentów przemawiających za leasingiem. Wielu przedsiębiorców, z którymi rozmawiam, przyznaje, że to właśnie aspekt podatkowy przekonał ich ostatecznie do tej formy finansowania.
W leasingu operacyjnym
Cała rata leasingowa netto jest kosztem uzyskania przychodu. To oznacza, że każda złotówka, którą płacisz za leasing drukarki, obniża Twój dochód do opodatkowania. Przy stawce CIT 19% (albo 9% dla małych podatników) przekłada się to na realne oszczędności.
Pełne odliczenie VAT od każdej raty leasingowej (23% VAT od każdej faktury wraca do Ciebie, o ile sprzęt służy działalności opodatkowanej).
Opłata wstępna (wpłata własna) również stanowi koszt uzyskania przychodu w dacie jej poniesienia. To jednorazowy „zastrzyk” kosztu, który obniża Twój dochód.
W leasingu finansowym
Kosztem uzyskania przychodu jest część odsetkowa raty. Zyskujesz prawo do amortyzacji, czyli rozłożonych w czasie odpisów amortyzacyjnych od wartości urządzenia. VAT od całej wartości sprzętu odliczasz z góry, przy pierwszej racie. To może być istotne, jeśli potrzebujesz dużego jednorazowego odliczenia VAT.
Porównanie z zakupem za gotówkę
Przy zakupie za gotówkę też możesz zaliczyć wydatek w koszty, ale musisz to zrobić poprzez amortyzację (rozłożoną w czasie). Standardowa stawka amortyzacji dla urządzeń biurowych to 20% rocznie, co oznacza, że pełny koszt zaliczysz dopiero po 5 latach. W leasingu operacyjnym cała rata jest kosztem od razu.
To sprawia, że leasing operacyjny jest szczególnie atrakcyjny dla firm, które chcą szybko i efektywnie obniżyć swoje zobowiązania podatkowe.
Czy można wziąć w leasing używaną drukarkę?
To pytanie pojawia się regularnie, więc odpowiadam wprost: nie, nie finansuję leasingiem używanego sprzętu IT i urządzeń biurowych. Dotyczy to drukarek, kserokopiarek, skanerów, ploterów i wszystkich innych urządzeń z tej kategorii.
Powody są pragmatyczne. Używany sprzęt biurowy niesie ze sobą ryzyko ukrytych wad, przyspieszonego zużycia kluczowych podzespołów i krótszego czasu bezawaryjnej pracy. Instytucje leasingowe chronią zarówno siebie, jak i Ciebie, finansując wyłącznie nowy sprzęt, na który producent udziela pełnej gwarancji.
Z perspektywy klienta to jest tak naprawdę zaleta. Nowa drukarka to gwarancja producenta, dostęp do wsparcia technicznego, najnowsza technologia i brak ryzyka „niespodzianek” po kilku miesiącach użytkowania.
Jeśli zależy Ci na oszczędności, lepszą strategią jest wybór nowego modelu w niższej półce cenowej (z dobrymi parametrami, ale bez zbędnych dodatków) niż szukanie okazji na rynku wtórnym. Chętnie pomogę Ci dobrać rozwiązanie, które zmieści się w budżecie.
Kto może skorzystać z leasingu drukarek?
Leasing urządzeń biurowych jest dostępny dla szerokiego grona przedsiębiorców. Oto kto może złożyć wniosek.
Firmy z historią leasingową
Jeśli Twoja firma istnieje od jakiegoś czasu i ma za sobą choćby jedną umowę leasingową, proces jest maksymalnie uproszczony. Decyzja jest szybka, dokumentacji potrzeba niewiele, a warunki finansowania są zazwyczaj bardzo korzystne.
Nowe firmy (NTB, New To Business)
Prowadzisz firmę od niedawna i nie masz jeszcze historii leasingowej? To nie jest przeszkoda. Finansuję również nowe firmy, przy czym obowiązuje limit okresu umowy: dla firm NTB maksymalny okres leasingu wynosi 36 miesięcy. Procedura oceny może wymagać dodatkowych dokumentów, ale jest jak najbardziej realna.
Jednoosobowa działalność gospodarcza
JDG to najczęstsza forma prawna wśród moich klientów. Niezależnie od tego, czy prowadzisz mały gabinet, studio graficzne, biuro rachunkowe czy firmę handlową, możesz skorzystać z leasingu drukarek i urządzeń biurowych.
Spółki z o.o. i inne spółki handlowe
Spółki z o.o., spółki jawne, komandytowe, akcyjne i inne formy spółek handlowych mogą korzystać z leasingu na standardowych zasadach.
Spółki cywilne
Spółki cywilne również mogą ubiegać się o leasing, choć procedura może nieco się różnić od tej dla spółek handlowych.
Rolnicy
Jeśli prowadzisz gospodarstwo rolne i potrzebujesz sprzętu biurowego do zarządzania dokumentacją, leasing jest dostępny również dla Ciebie.
Przedstawiciele wolnych zawodów
Lekarze, prawnicy, architekci, inżynierowie, tłumacze i inni przedstawiciele wolnych zawodów to grupa, która regularnie korzysta z leasingu urządzeń biurowych. Kancelaria prawna potrzebuje profesjonalnej drukarki i niszczarki, gabinet lekarski wymaga skanera dokumentacji, biuro architektoniczne nie obędzie się bez plotera.
Jak wygląda proces leasingu krok po kroku?
Jedną z rzeczy, z których jestem szczególnie dumna, jest prostota procesu, który oferuję. Wiele osób wyobraża sobie leasing jako skomplikowaną procedurę pełną formalności. U mnie wygląda to zupełnie inaczej.
Krok 1: Kontakt i rozmowa o potrzebach
Zaczynamy od krótkiej rozmowy. Opowiadasz mi, czego potrzebujesz: jakie urządzenia, ile sztuk, na jaki okres. Jeśli nie masz jeszcze wybranego konkretnego modelu, pomagam doprecyzować wymagania.
Krok 2: Oferta od dostawcy
Potrzebujesz oferty od wybranego dostawcy sprzętu (lub kilku dostawców, jeśli chcesz porównać). Oferta powinna zawierać dokładną specyfikację urządzeń i cenę. Jeśli nie masz jeszcze dostawcy, mogę pomóc Ci w wyborze.
Krok 3: Kalkulacja leasingowa
Na podstawie oferty od dostawcy przygotowuję kalkulację leasingową. To dokument, który pokazuje: wysokość miesięcznej raty, wpłatę własną, okres umowy, wartość wykupu i łączny koszt leasingu. Kalkulację otrzymujesz szybko, zazwyczaj tego samego dnia.
Krok 4: Złożenie wniosku
Jeśli kalkulacja Ci odpowiada, przygotowuję wniosek leasingowy. Cały proces odbywa się online. Potrzebne dokumenty to zazwyczaj wniosek leasingowy (wypełniam go za Ciebie na podstawie rozmowy), oferta od dostawcy, dokumenty rejestrowe firmy (KRS, CEIDG) oraz dokumenty finansowe (zakres zależy od kwoty finansowania i rodzaju firmy).
Krok 5: Decyzja
Decyzja o finansowaniu zapada zazwyczaj w ciągu 48 godzin od złożenia kompletnego wniosku. W przypadku prostych transakcji (niższe kwoty, firma z historią) decyzja potrafi przyjść jeszcze szybciej.
Krok 6: Podpisanie umowy
Umowa leasingowa jest podpisywana kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nie musisz nigdzie przyjeżdżać, nie musisz drukować i wysyłać dokumentów pocztą. Wszystko odbywa się elektronicznie.
Krok 7: Odbiór sprzętu
Po podpisaniu umowy i opłaceniu wpłaty własnej (jeśli została ustalona) firma leasingowa opłaca fakturę dostawcy, a Ty odbierasz swój sprzęt. Od tego momentu korzystasz z urządzeń i płacisz comiesięczne raty.
Cały proces, od pierwszego kontaktu do odbioru sprzętu, trwa zazwyczaj od kilku dni do dwóch tygodni, w zależności od złożoności transakcji i szybkości kompletowania dokumentów.
Leasing drukarek a inne formy finansowania
Leasing to nie jedyna opcja, ale w mojej ocenie to najczęściej najlepsza opcja dla urządzeń biurowych. Porównajmy go z alternatywami.
Leasing vs. kredyt na sprzęt
Kredyt obrotowy czy inwestycyjny to opcja, którą niektórzy przedsiębiorcy rozważają. Problemy? Proces kredytowy jest zazwyczaj dłuższy i bardziej skomplikowany. Wymagane są zabezpieczenia (zastaw, poręczenie). Kredyt obciąża zdolność kredytową firmy w większym stopniu niż leasing. A korzyści podatkowe są inne (amortyzacja zamiast pełnych rat w kosztach).
Leasing vs. wynajem (najem)
Wynajem (np. urządzeń drukujących w formie usługi „managed print services”) to inna koncepcja. Nie prowadzi do własności sprzętu, raty wynajmu bywają wyższe niż raty leasingowe, ale w zamian najemca często dostaje serwis, materiały eksploatacyjne i wymianę sprzętu w jednym pakiecie. To rozwiązanie ma sens w pewnych sytuacjach, ale nie daje takich samych korzyści podatkowych jak leasing.
Leasing vs. zakup za gotówkę
O tym pisałam wyżej. Zakup za gotówkę ma sens, gdy dysponujesz dużymi wolnymi środkami i nie potrzebujesz korzyści podatkowych wynikających z rozłożenia kosztów w czasie. W większości przypadków leasing jest po prostu rozsądniejszy.
Leasing vs. pożyczka leasingowa
Pożyczka leasingowa to hybryda, w której od pierwszego dnia jesteś właścicielem sprzętu, ale finansowanie pochodzi od firmy leasingowej. To rozwiązanie, które stosuję rzadziej przy urządzeniach biurowych, ale mam je w ofercie. Jeśli Cię interesuje, chętnie wyjaśnię szczegóły.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze drukarki do leasingu?
Wybór odpowiedniego urządzenia to kluczowy krok. Nieodpowiednio dobrany sprzęt będzie Cię kosztował więcej na eksploatacji niż zaoszczędzisz na zakupie. Oto kilka wskazówek, na co zwrócić uwagę.
Koszt wydruku strony
To parametr, na który wielu przedsiębiorców nie zwraca wystarczającej uwagi. Cena drukarki to jedno, ale koszt wydruku jednej strony (obejmujący toner/atrament, bęben i inne materiały eksploatacyjne) to drugi, często ważniejszy element kalkulacji. Tania drukarka z drogimi tonerami może kosztować więcej w eksploatacji niż droższa drukarka z tanimi materiałami.
Miesięczne obciążenie (duty cycle)
Każda drukarka ma określone zalecane miesięczne obciążenie. Jeśli drukujesz 10 000 stron miesięcznie, a kupisz drukarkę z zalecanym obciążeniem 5 000 stron, szybko zużyjesz podzespoły i będziesz mieć problemy z niezawodnością. Dobierz sprzęt do swoich realnych potrzeb, z zapasem na wzrost.
Prędkość druku
Ile stron na minutę potrzebujesz? W małym biurze, gdzie drukuje kilka osób, 30 stron na minutę wystarczy. W dużym dziale, gdzie kilkadziesiąt osób korzysta z jednego urządzenia, potrzebujesz 50 i więcej stron na minutę.
Funkcje sieciowe i integracja
Współczesna drukarka biurowa powinna oferować druk sieciowy (Wi-Fi i Ethernet), skanowanie do e-maila i do chmury, integrację z systemami zarządzania dokumentami, bezpieczne drukowanie (wymagające autoryzacji przy urządzeniu) oraz zdalne zarządzanie i monitorowanie. Warto upewnić się, że wybrany model obsługuje te funkcje, bo ułatwiają codzienną pracę i zwiększają bezpieczeństwo dokumentów.
Automatyczny druk dwustronny
Wydaje się drobnostka, ale automatyczny dupleks (druk dwustronny) oszczędza papieru i czasu. Jeśli drukujesz dużo, ta funkcja szybko się zwraca. Praktycznie każde porządne urządzenie biurowe je ma, ale warto to potwierdzić.
Pojemność podajników
Jeśli Twoje biuro drukuje intensywnie, podajnik na 250 arkuszy oznacza ciągłe uzupełnianie papieru. Szukaj urządzeń z podajnikami na 500 i więcej arkuszy, najlepiej z możliwością rozbudowy o dodatkowe kasety.
Ekologiczność i efektywność energetyczna
Coraz więcej firm zwraca uwagę na aspekt ekologiczny. Urządzenia z certyfikatami Energy Star, tryby oszczędzania energii, niskie emisje ozonu i pyłu tonera to elementy, które warto brać pod uwagę. To element odpowiedzialności biznesowej, który zyskuje na znaczeniu.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Przez lata pracy zebrałam listę pytań, które powtarzają się niemal w każdej rozmowie o leasingu drukarek i urządzeń biurowych. Oto odpowiedzi na te najczęstsze.
Jaka jest minimalna kwota leasingu drukarki?
Minimalna wartość przedmiotu leasingu zależy od polityki instytucji leasingowej, ale zazwyczaj wynosi od 25 000 netto. Oznacza to, że proste drukarki biurkowe za kilkaset złotych nie podlegają leasingowi, ale profesjonalne urządzenia biurowe jak najbardziej. Jeśli potrzebujesz kilku tańszych urządzeń, można je połączyć w jedną transakcję.
Czy mogę wziąć w leasing kilka urządzeń na jednej umowie?
Tak. To bardzo częsta praktyka. Wiele firm leasinguje jednocześnie drukarkę, skaner, niszczarkę i projektor na jednej umowie leasingowej. To upraszcza zarządzanie i często pozwala uzyskać lepsze warunki finansowania.
Co się stanie, jeśli drukarka się zepsuje w trakcie leasingu?
Przez okres leasingu korzystasz z gwarancji producenta. Dodatkowo, umowa leasingowa może obejmować ubezpieczenie sprzętu, które chroni przed skutkami awarii, zalania, pożaru czy kradzieży. Koszty napraw gwarancyjnych ponosi producent, a w przypadku zdarzeń losowych uruchamiasz ubezpieczenie.
Czy mogę wymienić sprzęt na nowszy w trakcie trwania umowy?
Co do zasady umowa leasingowa obowiązuje przez ustalony okres. Jednak w uzasadnionych przypadkach (np. urządzenie nie spełnia potrzeb z powodu dynamicznego rozwoju firmy) istnieją możliwości wcześniejszego zakończenia umowy i zawarcia nowej. Każdy taki przypadek rozpatruję indywidualnie.
Kto ponosi koszty serwisu i materiałów eksploatacyjnych?
Koszty eksploatacji (tonery, bębny, papier) oraz serwisu pogwarancyjnego ponosi leasingobiorca, czyli Ty. Leasing dotyczy samego urządzenia. Warto o tym pamiętać przy kalkulowaniu całkowitego kosztu posiadania drukarki.
Czy leasing drukarki wpływa na zdolność kredytową firmy?
Leasing, w odróżnieniu od kredytu, w mniejszym stopniu obciąża zdolność kredytową firmy. Leasing operacyjny jest wykazywany poza bilansem, co oznacza, że wskaźniki zadłużenia firmy nie ulegają pogorszeniu. To ważna zaleta, jeśli planujesz w przyszłości ubiegać się o kredyt bankowy.
Ile trwa rozpatrzenie wniosku?
Standardowo decyzję otrzymujesz w ciągu 48 godzin od złożenia kompletnego wniosku. W przypadku prostych transakcji (mniejsze kwoty, firma z historią) decyzja potrafi zapaść jeszcze szybciej, nawet tego samego dnia.
Czy muszę mieć wkład własny?
Nie. Wpłata własna zaczyna się od 0%. Możesz wziąć drukarkę w leasing bez angażowania jakichkolwiek własnych środków. Oczywiście, wyższa wpłata oznacza niższe raty, więc warto rozważyć różne warianty.
Czy leasing drukarek jest dostępny dla nowych firm?
Tak. Finansuję również firmy bez historii leasingowej. Maksymalny okres leasingu dla nowych firm wynosi 36 miesięcy. Procedura może wymagać dodatkowych dokumentów potwierdzających kondycję finansową, ale uzyskanie finansowania jest jak najbardziej możliwe.
Czy mogę wybrać dowolnego dostawcę sprzętu?
Tak. Nie narzucam ani marki, ani dostawcy. Ty wybierasz urządzenie i dostawcę, który oferuje najlepsze warunki. Jedynym wymogiem jest to, żeby dostawca wystawił fakturę VAT i żeby sprzęt był nowy.
Czy w ramach leasingu mogę sfinansować oprogramowanie do drukarki?
W przypadku urządzeń biurowych oprogramowanie zintegrowane z urządzeniem (sterowniki, oprogramowanie do zarządzania drukiem, licencje na funkcje zaawansowane) zazwyczaj jest częścią wartości urządzenia i wchodzi w skład umowy leasingowej. Natomiast osobne licencje na oprogramowanie do zarządzania flotą drukarek mogą wymagać oddzielnego traktowania. Szczegóły ustalimy indywidualnie. Więcej o leasingu oprogramowania i sprzętu IT znajdziesz na stronie mojej oferty leasingu oprogramowania i sprzętu IT.
Podsumowanie
Leasing drukarek i urządzeń biurowych to rozwiązanie, które od lat polecam przedsiębiorcom szukającym rozsądnego sposobu na wyposażenie biura w profesjonalny sprzęt. Pozwala zachować płynność finansową, daje realne korzyści podatkowe, zapewnia dostęp do najnowszej technologii i jest zaskakująco prosty w obsłudze.
Podsumowując najważniejsze informacje z tego przewodnika:
Możesz sfinansować leasingiem szeroki zakres urządzeń biurowych, od drukarek i kserokopiarek, przez skanery i niszczarki, po plotery i systemy druku produkcyjnego. Wpłata własna zaczyna się od 0%, więc nie musisz angażować kapitału na start. Maksymalny okres leasingu urządzeń biurowych wynosi 36 miesięcy. Cały proces obsługuję online, z podpisem kwalifikowanym i decyzją w ciągu 48 godzin. Nie pobieram prowizji (0%), bo jestem bezpośrednią przedstawicielką instytucji leasingowej. Finansuję wyłącznie nowy sprzęt, co daje Ci gwarancję producenta i najnowszą technologię. Leasing jest dostępny również dla nowych firm (NTB).
Jeśli zastanawiasz się nad leasingiem drukarek, leasingiem kserokopiarek lub jakichkolwiek innych urządzeń biurowych, zapraszam do kontaktu. Przygotowuję bezpłatną kalkulację, odpowiadam na pytania i pomagam dobrać najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy. Mam za sobą ponad 20 lat doświadczenia w branży finansowej, ponad 4800 zrealizowanych umów i blisko 960 milionów złotych sfinansowanego sprzętu. To doświadczenie jest do Twojej dyspozycji.
Więcej informacji o leasingu sprzętu IT znajdziesz również na stronie mojej oferty leasingu oprogramowania i sprzętu IT.